A negociação nas reuniões de condomínio muitas vezes é conduzida de forma caótica, por desconhecimento de técnicas de negociação por quem as organiza, ou por falta de habilidades interpessoais das partes envolvidas.
Não vamos aqui falar das negociações individuais entre síndico e moradores, mas as conduzidas exclusivamente no âmbito das reuniões condominiais.
Características das reuniões de condomínio
A reunião de condomínio é solicitada normalmente pelo síndico e conta com a presença dos condôminos. Nela são abordados diversos assuntos, de interesse de todos os envolvidos. Os assuntos são discutidos e submetidos à votação.
Por ser uma reunião com muitas partes envolvidas, cada qual com suas habilidades interpessoais mais ou menos desenvolvidas e com seus respectivos interesses muitas vezes conflitantes, esse tipo de evento pode ser palco de grandes e acaloradas discussões.
Como essas discussões podem levar a um impasse e a graves conflitos, muitas vezes chegam a inviabilizar o andamento da reunião. Esses conflitos acabam despertando sentimentos de frustração nos participantes, consolidando-se a ideia geral de que essas reuniões são sempre desgastantes e cansativas. Como evitar essa situação?
Existem diversos artigos destinados a informar como organizar uma reunião de condomínio, mas estamos interessados em como CONDUZIR essa reunião.
A condução de reuniões é parte fundamental da preparação de um bom negociador, já que um dos principais elementos que contribuem para seu sucesso é a correta análise sobre a melhor forma de abordar determinado assunto. Nesse contexto, uma das melhores formas de conduzir reuniões com muitas partes envolvidas, é definindo regras a ser obedecidas por todos os participantes.
Uma das primeiras referências sobre esse assunto, lançada em 1876 e seguida até os dias de hoje em muitos parlamentos, são as Regras de Ordem de Robert.
As regras de Ordem de Robert
No primeiro parágrafo do prefácio do livro Regras de Ordem de Robert Atualizadas, temos uma ideia clara dos objetivos dessas regras:
“Uma obra sobre a lei parlamentar é necessária, baseada nos seus princípios gerais, sobre as regras e práticas do Congresso dos Estados Unidos, mas adaptada nos seus detalhes para o uso por sociedades ordinárias. Tal obra deverá não somente oferecer os métodos de organizar e conduzir reuniões, as obrigações dos dirigentes, e os nomes das moções ordinárias, mas também uma declaração sistemática em referência à cada moção, quanto ao seu objeto e efeito, se ela pode ser emendada ou debatida, se debatível a extensão à qual ela abre a questão principal ao debate, as circunstâncias sob as quais ela pode ser feita, e quais outras moções podem ser feitas enquanto ela está pendente. As Regras de Ordem de Robert foram preparadas com a esperança de suprir a informação acima em um formato resumido e sistemático, cada regra sendo completa em si mesma, ou dando referência à cada seção que de qualquer maneira lhe qualifica, de modo que alguém que desconhece a obra poderá referir à qualquer assunto com segurança.”
As Regras de Ordem de Robert, portanto, constituem a base teórica sobre a qual devemos organizar as reuniões de condomínio.
Como conduzir reuniões de condomínio
Seguindo as Regras de Ordem de Robert, um grupo que se proponha a conduzir uma reunião com muitas partes envolvidas, deve primeiramente organizar uma mesa diretora.
Essa mesa deve incluir pelo menos um presidente e um secretário.
O responsável pela reunião deve divulgar a todos os participantes um conjunto de regras, destinadas a organizar as discussões e as decisões tomadas no âmbito da reunião. Essas regras devem ser escritas em regimento e de seguimento obrigatório, a fim de ordenar a condução dos trabalhos.
Vejamos um exemplo de regras que poderiam ser implementadas no regimento de um condomínio, baseadas Regimento Interno da Assembléia Legislativa do Estado de Goiás.
A mesa diretora
A mesa diretora é responsável pela condução dos trabalhos de uma reunião de condomínio. Pode ser constituída por presidente, vice, secretário e membros do conselho administrativo. Vejamos as principais funções.
PRESIDENTE – responsável por abrir, presidir, suspender e encerrar as sessões; manter a ordem e fazer cumprir o regimento; fazer ler a ata, o expediente e as comunicações pelo Secretário; conceder a palavra aos participantes; interromper o orador que se desviar da questão, falar contra o vencido ou faltar à consideração para com a Assembleia e aos seus membros, advertindo-o e, em caso de reincidência, casando-lhe a palavra; convidar o participante a se retirar da reunião quando perturbar a ordem; chamar a atenção do orador instantes antes de se esgotar o tempo a que tem direito e quando este estiver vencido; decidir as questões de ordem e as reclamações; determinar ao Secretário a leitura da agenda; submeter a discussão e votação a matéria a isso destinada; estabelecer o ponto da matéria que deve ser objeto da votação; anunciar o resultado da votação; fazer organizar, sob sua responsabilidade, a agenda da reunião; determinar, em qualquer fase dos trabalhos, quando julgar necessário, a verificação de presença; suspender a reunião, deixando a cadeira da Presidência, se verificar a impossibilidade de manter a ordem ou se as circunstâncias assim o exigirem.
SECRETÁRIO: responsável por receber e elaborar a correspondência da Assembleia; zelar pela guarda dos papéis submetidos à apreciação da Assembleia, anotar neles o resultado da votação, autenticando-os com sua assinatura; assinar, depois do Presidente, as resoluções, atos da Mesa e atas das reuniões; fazer a chamada nas votações e na verificação de presença; inspecionar os trabalhos da Secretaria e fiscalizar despesas; assinar, com o Presidente, a folha de presença dos participantes; substituir o Presidente e o Vice-Presidente, nas faltas e impedimentos.
2° SECRETÁRIO – São atribuições do 2° Secretário: fiscalizar a redação das atas e proceder à sua leitura; assinar, após o 1° Secretário, as resoluções, atos da Mesa e atas das reuniões; auxiliar o 1° Secretário em suas atribuições; encarregar-se dos livros de inscrição de oradores; anotar o tempo do orador na tribuna; fiscalizar a folha de frequência dos participantes e assiná-la com o 1° Secretário e o Presidente.
Início das atividades das reuniões de condomínio
À hora do início da reunião, os membros da mesa e os participantes ocuparão seus lugares. No recinto, um Secretário (ou membro da secretaria) anotará a presença dos condôminos em lista a ser entregue à mesa para efeito legal de declaração do número de participantes, a fim de ser aberta a reunião. Achando-se presentes o número mínimo de condôminos previsto no regimento, o Presidente abrirá a reunião. Se, porém, não houver o número mínimo exigido, o Presidente declarará falta de quórum e transferirá reunião para outra data. Só por motivo de força maior, a reunião pode ser iniciada fora do horário estabelecido. Considera-se ausente o condômino cujo nome não conste da lista de comparecimento. De maneira geral, costuma-se fazer a contagem em duas ou mais chamadas para o início das atividades. A reunião pode ser dividida em períodos: deliberação, votação, avisos gerais.
Os Debates
Os debates deverão realizar-se em ordem e com respeito recíproco. Os condôminos podem falar de pé ou a partir de seus lugares, conforme conste em regimento. Aqui ocorrem as negociações nas reuniões de condomínio.
A nenhum condômino será permitido falar sem pedir a palavra, e sem que o Presidente lhe conceda. Se um condômino pretender falar sem que lhe seja dada a palavra ou continuar falando depois de advertido, o Presidente o convidará a silenciar. Se, apesar dessa advertência e desse convite, o condômino insistir em falar, o Presidente dará o seu discurso por terminado. Sempre que o Presidente der por terminado um discurso, em qualquer fase da discussão ou votação, cessarão os eventuais serviços de gravação e o conteúdo não constará em ata. Se o condômino insistir em perturbar a ordem, ou o procedimento regimental, o Presidente o convidará a retirar-se do recinto. O Presidente poderá suspender a sessão, sempre que julgar conveniente, a bem da ordem dos trabalhos.
Ocupando seu momento de falar, o condômino dirigir-se-á ao Presidente ou à Assembleia em geral. Referindo-se, em discussão, a um colega, o condômino deverá preceder o seu nome do tratamento de senhor(a). Nenhum condômino poderá referir-se a outro condômino de forma descortês.
O condômino só poderá falar: para apresentar indicações, propostas e requerimentos; sobre proposição em discussão; pela ordem; para encaminhar a votação; e em discussões de propostas.
Para discussão de qualquer matéria, deverá o condômino inscrever-se no livro para esse fim destinado. Não haverá discussão de matéria quando da falta de oradores inscritos. Dar-se-á o encerramento da discussão de qualquer proposição, quando se esgotar o número de oradores inscritos. A inscrição de oradores poderá ser feita antes ou durante a reunião, até o encerramento da fase de deliberação. Os oradores falarão, nas discussões condominiais, obedecendo a ordem cronológica das inscrições.
O condômino que solicitar a palavra sobre proposição em discussão não poderá: desviar-se da questão em debate; falar sobre temas já decididos; usar de linguagem imprópria; ultrapassar o prazo que lhe compete; deixar de atender às advertências do Presidente.
Os Prazos
Os condôminos podem falar sobre qualquer proposição em discussão e votação, pelas vezes e prazos fixados no regimento. Para apartear, o condômino não ultrapassará dois minutos. Em discussão de propostas, pareceres e projetos, cada condômino falará apenas uma vez, pelo prazo de dez minutos. Em discussões condominiais, o condômino pode usar da palavra uma vez, pelo prazo de vinte minutos, prorrogável por mais dez, por aprovação do Plenário.
Os Apartes
Aparte é a interrupção do orador para pedir ou prestar esclarecimento sobre a matéria em debate. O aparte não poderá ultrapassar o tempo de 02 (dois) minutos. O condômino só poderá apartear o orador se lhe solicitar e obtiver permissão. Não se admite aparte: à palavra do Presidente; paralelo ao discurso; por ocasião de encaminhamento de votação; quando o orador não o permitir. Os apartes subordinam-se às disposições relativas aos debates, em tudo que lhes for aplicável. Não serão publicados os apartes em desacordo com os dispositivos regimentais.
A Preferência
Denomina-se preferência a primazia na discussão ou na votação de uma proposição sobre a outra ou outras. As proposições terão preferência, para discussão e votação, conforme definido em regimento do condomínio. Os requerimentos de adiamento de discussão ou de votação, serão votados de preferência aos assuntos a que se reportarem. Quando ocorrer a apresentação de mais de um requerimento dos sujeitos à discussão, a preferência será regulada pela ordem de apresentação. Na hipótese de apresentados vários requerimentos visando o mesmo objetivo, votar-se-á apenas o primeiro pela ordem de apresentação, anexando-se a ele os demais. Os subscritores dos requerimentos anexados serão considerados autores do requerimento votado.
A Urgência
Considerar-se-ão urgentes todos os assuntos cujos efeitos dependam de deliberação e execução imediatas. O Presidente interromperá o orador que estiver na tribuna sempre que for solicitada urgência para se tratar de determinado assunto. Submetido à consideração da Assembleia, o requerimento de urgência será, sem discussão, imediatamente votado. Se a Assembleia aprovar o requerimento, entrará a matéria imediatamente em discussão, ficando prejudicada a agenda, até a decisão do assunto para a qual a urgência foi votada. Se o assunto tratado não depender de deliberação e execução imediatas, não será objeto de urgência, mesmo que isso seja requerido na proposição. Ao Presidente cabe decidir, conclusivamente, se o assunto para o qual foi pedida a urgência depende de deliberação e execução imediatas.
As Questões de Ordem
As questões de ordem nas reuniões de condomínio serão imediatas e soberanamente resolvidas pelo Presidente. As questões de ordem só poderão ser levantadas em rápidas observações, e desde que sejam de natureza a influir diretamente na marcha dos trabalhos em decisão da matéria, corrigindo qualquer engano ou chamando a atenção para artigo regimental que não esteja sendo obedecido. Quando a questão de ordem não se referir efetivamente à marcha dos trabalhos, poderá o Presidente cassar a palavra ao condômino que a houver solicitado.
As Votações
Três são os processos de votação pelos quais deliberará a Assembleia, nas reuniões de condomínio: o simbólico, o nominal e o de escrutínio secreto.
No processo simbólico, deverão levantar a mão os condôminos que votem contra a matéria em deliberação. No momento de apuração dos votos sobre qualquer matéria, o Presidente convidará os condôminos que votem a favor a permanecer com as mãos abaixadas e proclamará o resultado apurado.
Far-se-á a votação nominal pela lista geral dos condôminos, que serão chamados pelo 1° Secretário e responderão: SIM ou NÃO, conforme sejam a favor ou contra o que se estiver votando. À medida que o 1° Secretário fizer a chamada, o 2° Secretário tomará nota dos condôminos que votarem num ou noutro sentido, sendo o resultado obtido proclamado pelo Presidente. Depois que o Presidente proclamar o resultado final da votação, não poderá ser admitida votação de nenhum outro condômino sobre o mesmo assunto.
A votação nominal nas reuniões de condomínio, além dos casos estabelecidos em regimento, só poderá ser procedida mediante requerimento de qualquer condômino, apresentado no momento da discussão, que será aprovado por maioria simples.
Quando o mesmo condômino requerer sobre uma só proposição votação nominal por duas vezes, e a Assembleia não a conceder, não lhe assistirá o direito de requerer novamente. Se, a requerimento de um condômino, a Assembleia deliberar previamente realizar todas as votações de determinada proposição pelo processo simbólico, não serão admitidos requerimentos de votação nominal para essa matéria. É definitiva a decisão da Assembleia que negar requerimento de votação nominal de uma proposição.
A votação, por escrutínio secreto, será feita nos casos em que a maioria dos membros presentes da Assembleia julgar conveniente, a requerimento de qualquer condômino.
A Verificação de Votação
Se a algum condômino parecer que o resultado de uma votação simbólica, proclamado pelo Presidente, não é exato, poderá pedir a sua verificação. Requerida a verificação de votação, através de questão de ordem, o Presidente convidará os condôminos que votarem a favor a levantarem a mão, permanecendo levantada para ser contada e, assim, fará, em seguida, com os que votarem contra. Os Secretários contarão os votantes e comunicarão ao Presidente o seu número. Depois de verificar a votação, o Presidente proclamará, em voz alta, o seu resultado definitivo. Nenhuma votação admitirá mais de uma verificação. Far-se-á sempre a chamada, quando a votação indicar que não há número. Na verificação não será admitido votar condômino que consta como ausente na lista de presença, a menos que tenha passado uma procuração a algum outro condômino.
O Adiamento das Votações
Qualquer condômino poderá requerer, durante a discussão de uma proposição, o adiamento de sua discussão e votação. O adiamento só poderá ser concedido uma única vez, presente a maioria dos condôminos. Encerrada a discussão de uma proposição, não mais se admitirá requerimento de adiamento de sua votação.
Para adiamento de discussão e votação nas reuniões de condomínio, admitir-se-á apenas um requerimento. Parágrafo único – Sendo apresentados mais de um requerimento nesse sentido, votar-se-á apenas o que tiver sido apresentado em primeiro lugar.
A negociação nas reuniões de condomínio
Este artigo visa apenas apresentar um exemplo de regras que podem ser implementadas no regimento interno de um condomínio. Podem e devem ser ajustadas para cada condomínio em particular, utilizando como referência as Regras de Ordem de Robert.
Uma vez implementadas as regras, as negociações nas reuniões de condomínio serão muito mais fluidas, já que os negociadores se concentrarão no assunto a ser discutido. Em função das regras estabelecidas, serão minimizado os efeitos da falta de habilidades interpessoais. Essas habilidades normalmente são causadoras de interrupções, conflitos derivados de frases ofensivas e do uso de uma linguagem inadequada, manipulação de agenda e do tempo de exposição de propostas e pontos de vista, por exemplo.
Essas regras podem ser aplicadas também em reuniões de grandes grupos empresariais de qualquer outra associação de pessoas, sempre que houver um grande número de partes envolvidas.
